Za vsako vlogo uradna oseba ministrstva ugotovi, ali je pravočasna, ali je popolna in ali jo je podala oseba, ki izpolnjuje v javnem pozivu določene pogoje (upravičena oseba).
Vloge, ki niso pravočasne, ali niso popolne, ali ki jih ni vložila upravičena oseba zavrže minister s sklepom.
Za ostale vloge pripravi uradna oseba ministrstva poročilo, ki kratko povzame vlogo in opiše vsebino kulturnega programa oziroma kulturnega projekta, ki je njen predmet.