Izvajalec vodi tudi evidenco ponudnikov, ki obsega njegov sedež in poslovni naslov, odgovorno osebo, število subvencioniranih obrokov prehrane, višino prejetih zahtevkov z zneski subvencije za tekoči mesec in evidenco skupnih mesečnih obračunov subvencij po ponudnikih. O podatkih iz evidence mora izvajalec mesečno obveščati ministrstvo.
Ponudnik subvencionirane študentske prehrane vodi dnevno in mesečno evidenco izkoriščenih subvencij obrokov prehrane.