Izvajalec zaradi izvajanja subvencioniranja študentske prehrane vodi evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane, ki obsega osebno ime upravičenca, vpisno številko, način študija (redni ali izredni), podatke o študijskem programu s trajanjem tega programa, obdobje pravice do subvencioniranja študentske prehrane, število obrokov prehrane, do katerih je mesečno upravičen, ter število subvencioniranih obrokov prehrane, ki so bili izkoriščeni pri posameznem ponudniku za tekoči mesec. Izvajalec vodi tudi evidenco ponudnikov, ki obsega njegov sedež in poslovni naslov, odgovorno osebo, število subvencioniranih obrokov prehrane, višino prejetih zahtevkov z zneski subvencije za tekoči mesec in evidenco skupnih mesečnih obračunov subvencij po ponudnikih. O podatkih iz evidence mora izvajalec mesečno obveščati ministrstvo.