Osebni spis sodnika se vodi v uradu predsednika sodišča, pri katerem sodnik opravlja sodniško službo, za predsednika sodišča pa v uradu predsednika sodišča neposredno višje stopnje. Če je sodnik premeščen na drugo sodišče, se osebni spis prenese v urad predsednika tega sodišča.
V osebni spis sodnika se po odredbi predsednika sodišča, predsednika sodišča višje stopnje, personalnega sveta, sodnega sveta ali na zahtevo sodnika vnašajo vsi podatki, pomembni za izdelavo ocene sodniške službe.