Ocena sodniške službe se izdela na podlagi podatkov iz osebnega spisa sodnika in drugih podatkov o izpolnjevanju kriterijev iz 29. člena tega zakona.
Osebni spis sodnika se vodi v uradu predsednika sodišča, pri katerem sodnik opravlja sodniško službo, za predsednika sodišča pa v uradu predsednika sodišča neposredno višje stopnje. Če je sodnik premeščen na drugo sodišče, se osebni spis prenese v urad predsednika tega sodišča.