Pisna vloga je vloga, ki je napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana (vloga v fizični obliki), ali vloga, ki je v elektronski obliki in je podpisana z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Pisna vloga se vloži tako, da se pošlje po pošti, elektronski poti, z uporabo sredstev komunikacijske tehnologije, izroči neposredno organu ali po osebi, ki opravlja posredovanje vlog kot svojo dejavnost (poslovni ponudnik). Vloga v elektronski obliki se vloži tako, da se pošlje po elektronski poti informacijskemu sistemu.