Vrtec oziroma šola se vpiše v razvid, če izpolnjuje pogoje, določene za opravljanje dejavnosti vzgoje in izobraževanja in ima javno veljavni program.
Z odločbo o vpisu v razvid se določi tudi največje število otrok oziroma učencev, vajencev, dijakov ali študentov višje šole, ki jih lahko vrtec oziroma šola vključi oziroma vpiše glede na standarde in normative.