Organ, ki izda odločbo oziroma drugo javno listino, ki vpliva na spremembo osebnega stanja vpisane osebe, mora listino posredovati pristojnemu organu v petnajstih dneh od dneva njene pravnomočnosti oziroma izdaje.
Matičar je dolžan pred vpisom dejstva ali podatka v matični register preveriti pravilnost podatkov po uradnih evidencah in takoj izvršiti vpis.
Že vpisano dejstvo ali podatek se lahko v matičnem registru spremeni, dopolni ali briše le na podlagi pravnomočne odločbe pristojnega organa ali akta drugega organa, pristojnega za odločanje o spremembi osebnih stanj.