Poveljnik ladje mora pisno obvestiti naročnika, da je ladja pripravljena za vkrcevanje (pismo o pripravljenosti).
Pismo o pripravljenosti je treba poslati naročniku na njegov naslov v delovnem času.
Če poveljnik ladje ne ve za naslov naročnika ali če mu pisma o pripravljenosti ni mogoče vročiti na njegovem naslovu, mora obvestilo o pripravljenosti ladje objaviti v sredstvih javnega obveščanja in na oglasni deski Uprave Republike Slovenije za pomorstvo.