Kajti pri strežniku Exchange lahko nastavite asistenta, ki bo skrbel za to, da se bo na prihajajoča sporočila v času vaše odsotnosti odgovarjalo neposredno iz strežnika, in ne iz Outlooka. Outlook seveda odgovorov na prihajajoča sporočila ne more obravnavati popolnoma samostojno. Preden izdelate novo pravilo, morate izdelati določeno predlogo, ki jo bo potem Outlook ob pomoči pravila razpošiljal okrog kot odgovor na prihajajoča sporočila med vašo odsotnostjo. Za izdelavo predloge najprej odprite novo sporočilo elektronske pošte, v oknu novega sporočila izpolnite polje Zadeva/Subject.