Ni pa to idealna rešitev, ki bi omogočala usklajevanje sestanka neposredno iz Outlooka.
Sestanke ponavadi sklicujemo med različnimi udeleženci, zato je zelo pomembno, da so v e-pošti z vabilom na sestanek tudi vse potrebne informacije za ureditev udeleženčevega računalnika za sodelovanje na spletnem sestanku. Temu moramo posvetiti posebno pozornost, ko je za sodelovanje na spletnem sestanku treba namestiti dodatno programsko opremo.