Če v podjetju velja pravilnik, ki ureja področje zasebnosti in dostopa do podatkov, je to idealno. V tem pravilniku se lahko poljubno uredi vprašanje dostopa do podatkov na diskih, delavce pa vnaprej obvesti, da ima podjetje možnost pregledovati vsebino diskov, zato naj zasebnih datotek ne nalagajo.
Ker podjetja praviloma nimajo takih pravilnikov, lahko delodajalec uporabi službeni računalnik ob navzočnosti delavca, ki mu je računalnik zaupan, če potrebuje iz njega podatke, ki so službene narave.