Ključni element, ki ločuje sistem CMS od običajnega orodja za pripravo in objavo spletne strani, je urejena shramba vsebine, ki nam omogoča, da vse storitve sistema, kot so npr. vnaprej določen delovni tok dokumentov (documentworkflow), nadzor različic (versioning), zaščita izbranih vsebin (accesscontrol), učinkovito preiskovanje ali pa časovno odvisna objava.
Ustrezen sistem CMS bi seveda lahko upravljal poljubno vsebino, vendar se najpogosteje uporabljajo prav za urejanje spletišč, ki so, kot smo omenili, danes najbolj plodna tla za nove vsebine. Učinkovit spletni sistem CMS ponuja uporabniku vrsto prednosti, kot so: