Sistem CMS je programska rešitev, ki omogoča nadzor celotnega življenjskega cikla vsebine. Tak cikel obsega ustvarjanje, upravljanje, urejanje, objavo, preiskovanje in pravočasno odstranjevanje ter arhiviranje. Ključni element, ki ločuje sistem CMS od običajnega orodja za pripravo in objavo spletne strani, je urejena shramba vsebine, ki nam omogoča, da vse storitve sistema, kot so npr. vnaprej določen delovni tok dokumentov (documentworkflow), nadzor različic (versioning), zaščita izbranih vsebin (accesscontrol), učinkovito preiskovanje ali pa časovno odvisna objava.