Za svoje delo uporablja dnevniško (Journal) storitev, ki je vgrajena v strežnik Exchange in zaradi tega ne posega v samo Exchangeovo zbirko. Vso pošto shranjuje v svojo zbirko v strežniku MS SQL, ki jo je laže arhivirati in restavrirati, saj za to ne potrebujemo posebnih programov za arhiviranje Exchangea. MailArchiver zna delati tudi z Accessovo zbirko, vendar jo izdelovalec, razen za preizkušanje, odsvetuje.
Pošto lahko arhiviramo neposredno iz strežnika Exchange, pa tudi iz vseh strežnikov, ki podpirajo aktivni imenik in IMAP.