Kot smo že omenili, je ena poglavitnih prednosti večnamenskih pisarniških naprav v tem, da se z njimi tisto, za kar smo prej uporabljali več naprav - vsaka pa je imela svoj način upravljanja, svoje gonilnike, svoje zahteve in je, ne nazadnje, potrebovala tudi svoj prostor - združi v eni napravi z enotnim načinom upravljanja, z računalnikom jo povežemo prek enega kabla, delovna površina teh naprav pa ni večja od tiste, ki jo zaseda povprečno velik laserski tiskalnik. To omogoča, da se uporabnik hitreje in enostavneje nauči uporabljati vse te naprave.