Dobra videokonferenca ni odvisna le od tehnologije, ki jo uporabljamo, temveč še od številnih drugih dejavnikov. Prostor, na katerem se bo odvijala videokonferenca, je treba ustrezno pripraviti - poskrbeti za ustrezno osvetlitev, odstraniti odvečne predmete, namestiti mizo in stole, na katerih bodo udeleženci sedeli. Kupiti je moč celo videokonferenčne mize, ki so zasnovane tako, da lahko za njimi sedi večje število udeležencev, vendar imajo glede na kamero in razporejene mikrofone vsi enakovreden položaj.