Zadeva je samo ime za celoto dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje. Se pravi, o zadevi ni mogoče nič pogledati, ker je to samo ovoj, lupina, znotraj katere so dokumenti in tudi priloge.
Dosje je več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov enake vsebine, ki zadevajo različne fizične in pravne osebe.